Mengapa uang yang tercampur menyesatkan
Ketika uang usaha dan uang pribadi ada di satu rekening, setiap belanja bisa dibaca dua cara dan Anda tidak pernah tahu hasil usaha yang sebenarnya. Makan siang keluarga terhitung sebagai biaya usaha, modal dipakai membayar cicilan motor, dan di akhir bulan Anda hanya melihat saldo yang naik turun tanpa tahu penyebabnya.
Dua istilah perlu dibedakan sejak awal. Laba adalah selisih penjualan dan biaya dalam satu periode. Arus kas adalah uang yang benar-benar masuk dan keluar. Keduanya bisa berbeda jauh, seperti pada contoh di bawah.
Lima langkah memisahkan uang
- Langkah 1, buka rekening atau dompet digital khusus usaha. Semua penjualan masuk ke sana dan semua belanja usaha keluar dari sana. Rekening biasa kedua sudah cukup untuk memulai; yang penting terpisah dari rekening pribadi.
- Langkah 2, tetapkan gaji untuk diri sendiri. Transfer jumlah tetap dari rekening usaha ke rekening pribadi pada tanggal yang sama setiap bulan, dan hanya itu yang dipakai untuk kebutuhan pribadi. Jumlahnya harus wajar terhadap laba, bukan seluruh saldo.
- Langkah 3, catat setiap transaksi. Cukup satu tabel dengan kolom tanggal, keterangan, kategori, uang masuk, uang keluar, dan saldo. Catat di hari yang sama; menunda seminggu berarti separuh transaksi terlupa.
- Langkah 4, lakukan rekap singkat setiap minggu. Sepuluh menit untuk mencocokkan saldo catatan dengan saldo rekening, lalu melihat tiga angka: total masuk, total keluar, dan sisa.
- Langkah 5, sisihkan dana cadangan usaha. Sebagian laba disimpan di pos tersendiri untuk bulan sepi, kerusakan alat, atau kenaikan harga bahan. Besarnya Anda tentukan sendiri sesuai kondisi usaha; yang penting dilakukan teratur.
Contoh: untung tetapi kas tipis
Sebuah usaha dalam satu bulan menjual Rp12.000.000. Barang yang terjual berharga pokok Rp6.000.000, dan biaya operasional (sewa, listrik, internet, iklan) Rp2.500.000. Di bulan yang sama pemilik membeli stok Rp9.000.000, sebagian untuk bulan depan.
| Laba | Arus kas | |
|---|---|---|
| Uang masuk dari penjualan | Rp12.000.000 | Rp12.000.000 |
| Harga pokok barang terjual | - Rp6.000.000 | - |
| Pembelian stok bulan ini | - | - Rp9.000.000 |
| Biaya operasional | - Rp2.500.000 | - Rp2.500.000 |
| Hasil | Rp3.500.000 | Rp500.000 |
Usaha ini untung Rp3.500.000, tetapi kasnya hanya bertambah Rp500.000, karena Rp3.000.000 tertahan di stok yang belum terjual. Bila pemilik menarik Rp3.500.000 sebagai "laba", kas usaha habis. Hal serupa terjadi pada penjualan tempo: barang sudah dikirim, tetapi uangnya belum masuk rekening.
Memulai dengan alat yang ada
Anda tidak perlu aplikasi akuntansi untuk memulai. Tabel di spreadsheet sudah cukup untuk usaha kecil. Kami menyediakan template arus kas 12 bulan yang bisa diunduh gratis, berisi lembar arus kas dengan saldo yang tersambung otomatis dan lembar petunjuk pemakaian.
Jika pencatatan sudah berjalan, langkah berikutnya adalah menghitung titik impas dan menentukan harga jual dari HPP, karena kedua hitungan itu membutuhkan data biaya yang rapi. Untuk melengkapi kwitansi pembayaran dan bukti transaksi kas masuk, Anda dapat memanfaatkan konverter angka terbilang rupiah otomatis agar nominal tercantum jelas dalam format huruf baku. Catatan yang rapi juga memudahkan pelaporan pajak; aturan pajak untuk usaha kecil perlu dicek di sumber resmi.
Kalau usaha Anda butuh lembar kerja yang disesuaikan dengan jenis pos dan laporannya, tersedia layanan pembuatan spreadsheet dan dashboard.
